Inventario: existencias, almacenes y kardex
Qué se logra con este módulo
Crear los almacenes de la empresa y de los asesores, cargar su existencia, entender de dónde sale la cifra de stock que ve el asesor, y saber leer el kardex cuando un número no cuadra.
La idea que hay que entender primero
La existencia no es un contador que alguien edita: es la suma de los movimientos.
No hay ningún campo «stock» que se pueda escribir. Cada entrada, cada salida y cada ajuste queda registrado, y la existencia es su suma. Por eso siempre se puede responder «¿de dónde salió este número?» — y por eso no se puede «corregir» el stock a mano sin dejar rastro.
De ahí se desprende la regla del archivo:
La cantidad del archivo es la que debe QUEDAR, no una suma. El sistema calcula la diferencia contra lo que hay y escribe un movimiento por ella. Así subir el mismo archivo dos veces no duplica nada: la segunda vez la diferencia es cero.
Paso 1 · Entrar a Inventario
En el menú lateral: Gerencia logística → Inventario y almacenes.
Arriba: cuántos almacenes hay, cuántos SKU tienen stock y las unidades totales. La tabla muestra la existencia por producto en el almacén seleccionado.
Paso 2 · Crear los almacenes que hagan falta
Este paso va antes de cargar existencia, porque el archivo de carga resuelve el destino por el nombre del almacén: si el almacén no existe todavía, el importador responde «el almacén X no existe; créalo primero en Inventario».
Hay dos clases de almacén y se crean en sitios distintos:
| Clase | Qué es | Dónde se crea |
|---|---|---|
| Depósito de la empresa | El principal, y cualquier otro: una sucursal, un centro de distribución, un depósito de zona | Botón «+ Nuevo almacén» |
| Almacén del asesor | Lo que lleva en la camioneta | Botón «Cargar a vendedor» |
El depósito principal ya existe: lo crea el sistema solo la primera vez que
se abre la pantalla, y es el que se usa cuando la columna almacen del archivo
va vacía.
Crear un depósito de la empresa
«+ Nuevo almacén» → se escribe el nombre → Crear. Queda seleccionado al instante, listo para cargarle existencia.
Cada almacén es uno de los botones de la fila: el que está resaltado es el que muestra la tabla de abajo. Al lado, el lápiz renombra el seleccionado.
Sirve para las empresas que distribuyen desde más de un sitio: cada sucursal o centro de distribución es un almacén, se le carga su existencia por archivo, y desde ahí se cargan las camionetas de esa zona.
Antes de crear uno, sepa qué hace y qué no. La existencia de un depósito adicional no se suma a la que muestra el catálogo: el catálogo mira únicamente el depósito principal. Lo que se guarda en una sucursal sirve para cargar las camionetas de esa zona y para consultarlo en esta pantalla, pero no aparece como disponibilidad en el catálogo ni en la app del asesor.
Si la mercancía tiene que verse en el catálogo, va al depósito principal. Ver Qué almacén mira cada pantalla, más abajo.
Crear el almacén de un asesor
Va a nombre de una persona, así que se crea desde «Cargar a vendedor»: ahí aparece un botón «+ Nombre del asesor» por cada asesor que todavía no tiene almacén.
Si no aparece ningún botón, el sistema explica por qué: o no hay asesores cargados todavía, o todos los que hay ya tienen su almacén. Los asesores se dan de alta en Vendedores (módulo A4).
Un asesor invitado por correo no cuenta hasta que entra por primera vez. Si la invitación no le llegó, créelo con la opción «Sin correo» y el botón de su almacén aparece enseguida.
El almacén del asesor nace con el nombre «Camioneta» seguido de su nombre. Conviene renombrarlo de una vez —ver Los almacenes del asesor, más abajo—.
No puede haber dos almacenes con el mismo nombre. El sistema lo rechaza al crear y al renombrar, y es a favor: el archivo de existencias elige el destino por el nombre, y con dos iguales no habría forma de saber a cuál va la mercancía.
El orden completo, cuando se arranca de cero: dar de alta al asesor (A4) → crear su almacén → cargar la existencia.
Paso 3 · Cargar la existencia
Plantilla → se llena → Cargar existencias.
sku,cantidad,almacen,motivo
ALI-001,1200,,Carga inicial de inventario
ALI-002,1200,,Carga inicial de inventario
| Columna | Obligatoria | Qué se pone |
|---|---|---|
sku | Sí | El SKU del producto, tal como está en el catálogo |
cantidad | Sí | La existencia que debe quedar, no lo que entra |
almacen | No | El nombre del almacén. Vacío = depósito principal |
motivo | No | Queda en el movimiento. Sirve para leer el kardex después |
Llene el motivo. No es obligatorio y vale la pena: es lo que va a leer quien revise el kardex en tres meses. «Carga inicial de inventario» dice mucho más que un movimiento sin nota.
Paso 4 · Encender la vista de existencia
Este es el paso que más se olvida, y el sistema ahora lo avisa al cargar:
La existencia queda cargada, pero las pantallas siguen mostrando la cifra del sistema administrativo mientras el «inventario propio» esté apagado.
Se enciende en Configuración → Perfil de empresa → Operación de campo (módulo A12), en la casilla «El catálogo muestra la existencia de este sistema».
Sin encenderlo: se carga el inventario, el importador dice «24 productos actualizados», y todas las pantallas siguen en cero. El dato entró bien —el kardex lo tiene— pero nadie lo está mirando.
Lo que este interruptor hace, y lo que no. Cambia de dónde sale la cifra —del sistema administrativo al inventario de Kloser—, no qué almacén se lee. Si la mercancía se cargó en un depósito adicional, encenderlo no la hace aparecer: sigue sin ser el almacén que mira el catálogo.
Qué almacén mira cada pantalla
Esta es la tabla que resuelve casi todas las preguntas de «cargué inventario y no lo veo»:
| Quién mira | Qué existencia ve |
|---|---|
| El asesor con camioneta asignada | Su camioneta, siempre. Esté o no encendido el inventario propio |
| El asesor sin camioneta asignada | El depósito principal |
| El catálogo de la oficina | El depósito principal |
| Un depósito adicional | Nadie de forma automática. Sólo se ve entrando acá y seleccionándolo |
Dicho al revés: el depósito principal es el que alimenta el catálogo. Un depósito adicional es un lugar donde guardar mercancía y desde donde cargar camionetas — no una existencia que se sume a la disponible.
Antes de revisar la configuración, revise el almacén. Cuando alguien reporta que cargó existencia y no la ve, la primera pregunta no es si el interruptor está encendido: es a qué almacén entró la mercancía.
Paso 5 · Leer el kardex
Cada fila de la tabla tiene un enlace Kardex →. Abre los movimientos que explican la existencia de ese producto en ese almacén:
| Fecha | Tipo | Cantidad | Origen |
|---|---|---|---|
| 04 sept. 26, 08:37 | Entrada | +120 | carga masiva · existencias.csv |
El kardex es la respuesta a «este número está mal». Antes de discutir la cifra, se abre el kardex y se ve qué la formó: una carga masiva, una entrada manual, una venta, un ajuste.
Fíjese en la columna Origen: una carga masiva deja todos sus movimientos con el nombre del archivo. Eso permite identificar de un vistazo qué carga metió qué.
Las otras dos acciones
| Acción | Para qué |
|---|---|
| Entrada / ajuste | Un movimiento puntual: llegó mercancía, se rompió algo, se corrige un conteo |
| Cargar a vendedor | Pasa mercancía de un depósito al almacén del asesor |
Si la empresa tiene más de un depósito, «Cargar a vendedor» pregunta primero de cuál sale la mercancía, y viene propuesto el principal. La camioneta se carga desde el depósito de su zona, no siempre desde el central.
Y la diferencia que conviene tener clara entre las dos formas de mover inventario al asesor:
| Qué hace | |
|---|---|
| Carga masiva por archivo | Declara la existencia de cada almacén. No descuenta del depósito principal |
| Cargar a vendedor | Traspasa: descuenta del depósito y suma en la camioneta |
Mover mercancía de un depósito a otro
«Cargar a vendedor» traspasa hacia la camioneta de un asesor, no de un depósito a otro. Para pasar mercancía entre depósitos de la empresa —por ejemplo, llevar al principal lo que se cargó por error en una sucursal— hay dos formas:
Con «Entrada / ajuste», una línea por producto. Una salida en el almacén de origen y una entrada por la misma cantidad en el de destino. Es laborioso si son muchos productos, pero deja los dos movimientos escritos en el kardex.
Con un archivo, si son muchos productos. Un archivo que deje el destino con la suma —lo que ya tenía más lo que se trae— y un segundo archivo que deje el origen en cero.
Y acá está la trampa. Como la cantidad del archivo es la que debe quedar y no una suma, no sirve resubir el mismo archivo apuntando al otro almacén: eso no mueve nada, pisa las cantidades del destino. Si el principal tiene 120 de un producto y el archivo dice 4, el principal queda en 4.
Los almacenes del asesor
Un asesor puede tener su propio almacén: lo que lleva en la camioneta. Cuando lo tiene, cambia lo que ve:
Un asesor con almacén propio ve SIEMPRE su almacén, esté o no encendido el inventario de la empresa. Lo que lleva en la camioneta es lo que puede vender, y un almacén vacío significa que no lleva nada.
Los almacenes se pueden renombrar desde la misma pantalla de inventario. Vale la pena hacerlo apenas se crean: el almacén del asesor nace como «Camioneta <nombre>», y un nombre corto y estable —«Almacén 2»— es más fácil de reconocer.
Ojo al renombrar: el nombre del almacén es la llave con la que el archivo de carga de existencias resuelve el destino. Si lo cambia, los archivos que su equipo ya tenía armados tienen que decir el nombre nuevo.
Cuándo se descuenta ese almacén —al confirmar el pedido o al entregarlo— se configura en el módulo A12, y la diferencia es grande:
| Momento | Qué implica |
|---|---|
| Al entregar | La mercancía ya salió del camión. No traba nada; lo que falte queda para el cierre de jornada |
| Al confirmar | El asesor no puede levantar un pedido por encima de lo que lleva: el sistema se lo rechaza en el momento |
Errores frecuentes
| Lo que pasa | Por qué |
|---|---|
| Cargué existencias y todo sigue en cero | Falta encender «inventario propio» (A12) |
| Lo encendí y sigue sin verse | La mercancía entró en un depósito adicional. El catálogo mira sólo el principal |
| «el SKU X no existe» | Cargue el producto primero (A6), o revise el código |
| Subí el archivo dos veces y no cambió nada | Es lo correcto: la cantidad es la que debe quedar, no una suma |
| La existencia no coincide con el depósito físico | Abra el kardex: la diferencia tiene un movimiento que la explica |
| El asesor ve cero y el depósito tiene stock | Ese asesor tiene almacén propio y está vacío. Use «Cargar a vendedor» |
| «el almacén X no existe; créalo primero en Inventario» | El archivo nombra un almacén que no está creado, o lo escribe distinto. Créelo (Paso 2) o corrija el nombre en el archivo |
| «ya hay otro almacén con ese nombre» | Dos almacenes no pueden llamarse igual. Elija otro nombre |
| No aparece el botón para crear el almacén de un asesor | Ese asesor no está cargado todavía, o ya tiene almacén. El propio recuadro dice cuál de los dos es |
Lo que este módulo NO hace
- No suma los depósitos en el catálogo. El catálogo muestra la existencia del depósito principal. La de una sucursal se consulta en esta pantalla.
- No maneja lotes ni vencimientos. La existencia es por producto y almacén.
- No calcula costos. El inventario es de cantidades.
- No repone automáticamente. No hay punto de pedido ni sugerencia de compra.
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Kloser · Gerencia logística → Inventario y almacenes
La existencia no es un contador que alguien edita: es la suma de los movimientos. Por eso siempre se puede responder «¿de dónde salió este número?».
Primero el almacén, después la existencia
El archivo de carga elige el destino por el nombre del almacén, así que el almacén tiene que existir antes. Se crean en dos sitios distintos:
| Dónde | |
|---|---|
| Depósito de la empresa (sucursal, centro de distribución) | Botón «+ Nuevo almacén» |
| Almacén del asesor (su camioneta) | «Cargar a vendedor» → botón «+ Nombre» |
El depósito principal ya viene creado. Los botones «+ Nombre» sólo aparecen para asesores que todavía no tienen almacén; si no aparece ninguno, el recuadro dice por qué (no hay asesores, o ya todos tienen). Asesor sin correo: créelo en Vendedores → «Sin correo».
Dos almacenes no pueden llamarse igual — el archivo no sabría a cuál va la mercancía.
La existencia de un depósito adicional no llega al catálogo. El catálogo mira sólo el depósito principal. Una sucursal sirve para guardar mercancía y cargar camionetas desde ahí — no suma disponibilidad. Si tiene que verse en el catálogo, va al principal.
Orden al arrancar: alta del asesor (A4) → crear su almacén → cargar existencia.
La regla del archivo
La cantidad del archivo es la que debe QUEDAR, no una suma. El sistema calcula la diferencia y escribe un movimiento por ella.
Subir el mismo archivo dos veces no duplica nada.
sku,cantidad,almacen,motivo
ALI-001,1200,,Carga inicial de inventario
| Columna | ||
|---|---|---|
sku | obligatoria | Como está en el catálogo |
cantidad | obligatoria | La que debe quedar |
almacen | Vacío = depósito principal | |
motivo | Llénelo: es lo que se lee en el kardex en tres meses |
El paso que más se olvida
Cargar existencias no las hace visibles. Hay que encender:
Configuración → Perfil de empresa → Operación de campo → «El catálogo muestra la existencia de este sistema»
Sin eso: el importador dice «24 actualizados» y todas las pantallas siguen en cero. El dato entró —el kardex lo tiene— pero nadie lo mira.
Ojo con el alcance: el interruptor cambia de dónde sale la cifra, no qué almacén se lee. Si la mercancía entró en un depósito adicional, encenderlo no la hace aparecer.
Qué almacén mira cada pantalla
| Quién mira | Qué ve |
|---|---|
| Asesor con camioneta | Su camioneta, siempre |
| Asesor sin camioneta | El depósito principal |
| El catálogo de la oficina | El depósito principal |
| Un depósito adicional | Nadie automáticamente — sólo desde esta pantalla |
Ante «cargué y no lo veo», la primera pregunta es a qué almacén entró, no si el interruptor está encendido.
El kardex responde «este número está mal»
Enlace Kardex → en cada fila. Muestra los movimientos que formaron la cifra.
La columna Origen trae el nombre del archivo en las cargas masivas: permite identificar de un vistazo qué carga metió qué.
Las otras dos acciones
| Entrada / ajuste | Movimiento puntual: llegó mercancía, se rompió, se corrige un conteo |
| Cargar a vendedor | Pasa mercancía de un depósito al almacén del asesor. Con más de un depósito, pregunta de cuál sale |
El almacén del asesor
Un asesor con almacén propio ve SIEMPRE su almacén, esté o no encendido el inventario de la empresa. Un almacén vacío significa que no lleva nada.
Cuándo se descuenta (A12):
| Al entregar | No traba nada. Lo que falte va al cierre de jornada |
| Al confirmar | El asesor no puede vender más de lo que lleva |
Errores frecuentes
| Lo que pasa | Por qué |
|---|---|
| Cargué y todo sigue en cero | Falta encender «inventario propio» (A12) |
| Lo encendí y sigue sin verse | Entró en un depósito adicional. El catálogo mira sólo el principal |
| «el SKU X no existe» | Cargue el producto primero (A6) |
| Subí dos veces y no cambió | Correcto: es la cantidad que debe quedar |
| No coincide con el depósito físico | Abra el kardex: hay un movimiento que lo explica |
| El asesor ve cero con stock en depósito | Tiene almacén propio y está vacío. «Cargar a vendedor» |
| «el almacén X no existe» | Créelo primero, o corrija el nombre en el archivo |
| «ya hay otro almacén con ese nombre» | Dos almacenes no pueden llamarse igual |
| No sale el botón del almacén de un asesor | No está cargado todavía, o ya tiene almacén |