Documentos: PDF, correo y cola de impresión
Qué se logra con este módulo
Sacar el comprobante de un pedido o un cobro, mandárselo al cliente por correo, y usar la cola de impresión para saber qué falta imprimir.
Dos advertencias que van primero
1. El comprobante no es una factura. Lleva impreso: «Comprobante comercial sin validez fiscal. No sustituye a la factura.» Si el cliente pide factura, eso se emite en el administrativo de la empresa.
2. El envío por correo necesita el servidor configurado. Si la empresa no tiene el SMTP puesto, el botón está pero el correo no sale. Y el cliente necesita tener correo cargado en su ficha.
Paso 1 · La cola de impresión
Operaciones → Impresión de documentos.
El subtítulo dice para qué es: «qué documento falta imprimir, quién lo imprimió y cuántas veces».
| Columna | Para qué |
|---|---|
| Documento | Pedido o cobro, con su número |
| Cliente | A quién |
| Impreso | Sí o no |
| Veces | El contador de reimpresiones |
| Quién | El usuario que imprimió |
El contador de reimpresiones es un control
No es una estadística: es un control. Un comprobante impreso siete veces es una pregunta razonable. Puede ser una impresora que se traba, o puede ser algo que conviene mirar.
Por eso el contador no se puede reiniciar.
Paso 2 · Las tres acciones
En cada documento:
| Acción | |
|---|---|
| Ver PDF | Lo abre para revisar o imprimir |
| Enviar | Se lo manda al cliente por correo |
| Marcar impreso | Lo saca de la cola de pendientes y suma al contador |
«Marcar impreso» es manual a propósito. El sistema no puede saber si el papel salió; lo declara quien lo tiene en la mano.
Paso 3 · Enviar por correo
Requiere las dos cosas:
- El cliente con correo cargado (columna
emaildel módulo A8). - El servidor de salida configurado en la instalación.
Si falta la primera, el sistema lo dice y no manda nada. Si falta la segunda, el envío falla y queda registrado el intento.
Cada envío queda registrado, exitoso o fallido. Eso permite responder «¿se le mandó?» sin adivinar.
Qué lleva el comprobante
Los datos de la empresa —razón social, RIF, dirección, logo— salen del perfil de empresa (módulo A1). Si el comprobante sale sin ellos, no es un problema del documento: falta completar el perfil.
Además, si el cliente firmó al cerrar el pedido, el comprobante lleva su firma al pie, con la fecha, bajo el texto «Conforme con el pedido».
Los dos comprobantes
| Del pedido | De entrega | |
|---|---|---|
| Cuándo | Desde que se registra el pedido | Sólo con el pedido entregado |
| Fecha que lleva | La del pedido | La de la entrega |
| La firma | La del cliente, capturada al cerrar el pedido | Línea en blanco para quien recibe |
El de entrega es el papel que queda en el negocio cuando se descarga la mercancía. El sistema no lo emite antes de que el pedido esté entregado: lleva fecha de entrega, y emitirlo antes sería dejar constancia de algo que no pasó.
Verlos desde la ficha del pedido
No hace falta venir a esta pantalla para mirar un documento. En Operaciones → Pedidos, al abrir un pedido, están los botones Ver comprobante y —si está entregado— Comprobante de entrega.
Esta pantalla es la cola de impresión: lo que falta imprimir y el control de reimpresiones. Para mirar el documento de un pedido puntual, la ficha del pedido es el camino corto.
La otra vía: el asesor
El asesor comparte el mismo comprobante desde su teléfono, por WhatsApp (módulo C6). Es la vía que más se usa, porque el cliente lo quiere en el momento.
Esta pantalla es para lo que el asesor no cubre: reimprimir, mandarlo por correo, o revisar qué falta.
Errores frecuentes
| Lo que pasa | Qué significa |
|---|---|
| El correo no sale | Falta el SMTP configurado, o el cliente no tiene correo |
| El PDF sale sin logo | Falta el logo en el perfil de la empresa (A1) |
| Un documento con 7 reimpresiones | Es una pregunta que vale la pena hacer |
| La cola está siempre llena | Nadie marca impreso. La cola sirve si se mantiene |
| El cliente dice que no le llegó | Revise el registro de envíos del documento |
Lo que este módulo NO hace
- No emite facturas ni documentos fiscales.
- No imprime solo. No hay impresión automática ni por lotes.
- No manda WhatsApp. El envío por esta pantalla es correo; el WhatsApp lo hace el asesor desde su teléfono.