Cobrar en el local
Qué se logra con este módulo
Registrar un cobro en el momento, con su soporte, y entender qué pasa con ese cobro después de que usted lo registra.
Lo que hay que entender primero
El cobro que usted registra entra como «registrado», no como «cobrado». La oficina lo concilia después contra el estado de cuenta del banco. Hasta que lo concilien, el cobro existe pero está por validar.
Eso no es desconfianza: es que el banco tarda. Y de ahí sale la regla que más importa de este módulo: sin soporte, el cobro no se puede conciliar.
Paso 1 · La pestaña de cobranza
Desde la ficha del cliente: pestaña Cobranza.
Muestra, de arriba abajo:
| Vencido | Cuánto ya venció y en cuántas facturas |
| Por vencer | Lo que todavía no vence |
| Antigüedad de saldo | En qué tramo está la deuda: 1-30, 31-60, 61-90… |
| Historial de cobranza | Todos los pagos y retenciones del cliente |
| Las facturas pendientes | Con su número, monto, fecha de emisión y días |
Al tocar una factura se abre su detalle: facturado, abonado y saldo, más los movimientos que ya tiene.
Paso 2 · Elegir qué se cobra
Se marcan las facturas que el cliente está pagando. Abajo aparece el total: «2 facturas · Total $2.070,87» y el botón Registrar pago.
«Seleccionar todo» marca todas las pendientes de una vez, que es lo normal cuando el cliente paga lo que debe.
El orden importa: el cobro se aplica contra las facturas marcadas, en orden. Si el cliente paga parcial, conviene marcar la más vieja — es la que le está generando la mora.
Paso 3 · La hoja de cobro
| Campo | |
|---|---|
| Monto a cobrar | Viene con el total de lo marcado, en dólares y bolívares |
| Abono parcial | Se activa si el cliente paga una parte. Sin esto, se cobra el total |
| Método de pago | Transferencia, efectivo Bs., efectivo USD, Zelle, pago móvil |
| Referencia | Obligatoria en pago móvil y transferencia (al menos 4 dígitos). En Zelle, opcional. No aparece en efectivo |
| Soporte del pago | Obligatorio. Foto de la transferencia o del pago móvil |
| Retención fiscal | Todavía no está disponible |
El soporte: dos caminos
Se puede tomar la foto o sacarla de la galería. Eso importa más de lo que parece: el cliente casi siempre le muestra el comprobante en su teléfono. Le pide que se lo mande por WhatsApp, y desde la galería lo adjunta.
No hay que fotografiar la pantalla de otro teléfono, que sale con reflejos y después nadie puede leer la referencia.
Sin soporte no se puede registrar el cobro. Es a propósito: un pago móvil sin comprobante no se puede cruzar con el banco, y el que queda en falta es usted.
La referencia
En pago móvil y transferencia el cobro no se registra sin la referencia: el botón dice «Falta la referencia» hasta que la anota. Cópiela del comprobante del cliente; bastan los últimos 4 dígitos o más.
La referencia es con lo que la oficina encuentra el pago en el banco. Sin ella tiene que revisar el estado de cuenta monto por monto, y un pago que no aparece termina rechazado aunque el cliente sí haya pagado.
Paso 4 · Registrar
Con Registrar pago el cobro queda guardado y se le aplica al saldo del cliente en el momento — la ficha se actualiza sola.
El cobro entra a la bandeja de cobranzas por validar de la oficina. Cuando lo concilian, pasa a «conciliado». Si algo no cuadra, lo rechazan con un motivo y usted lo ve en sus notificaciones.
Si no hay señal
El cobro se encola y se sube después. No hay que esperar a tener señal para registrarlo: se registra en el local, con su foto, y la app lo sube cuando encuentre red.
El indicador de arriba pasa de «Sincronizado» a mostrar lo pendiente. Ver módulo C10.
Lo que no cambia sin señal: el cliente ve el saldo actualizado en su app igual, porque el cobro se aplica localmente.
Cobrar destraba un pedido
Si el cliente está en mora y su pedido va a necesitar autorización, cobrarle primero cambia el cálculo: el saldo baja y muchas veces el pedido pasa sin excepción.
Es el orden que conviene en el local: primero se cobra, después se vende.
Errores frecuentes
| Lo que pasa | Qué hacer |
|---|---|
| No me deja registrar sin foto | El soporte es obligatorio en los métodos que lo exigen. Pídale el comprobante al cliente |
| El cliente pagó menos de lo que marqué | Active Abono parcial y escriba el monto real |
| El cobro no aparece en la oficina | Revise el indicador de sincronización: puede estar encolado |
| Me rechazaron el cobro | Le llega el motivo por notificación. Suele ser una referencia que no aparece en el banco |
| El botón dice «Falta la referencia» | Es pago móvil o transferencia: anote al menos los últimos 4 dígitos del comprobante |
| No sé cuál factura marcar | La más vieja. Es la que genera la mora |
Lo que este módulo NO cubre
- No emite el recibo fiscal. Lo que se comparte es un comprobante comercial (módulo C6).
- No hace retenciones. Está anunciado pero no disponible.
- No concilia. Conciliar es de la oficina.
📄 Guía rápida — una hoja para imprimir▾
El cobro entra como «registrado», no como cobrado. La oficina lo concilia contra el banco. Sin soporte no se puede conciliar.
Los cuatro pasos
- Ficha del cliente → pestaña Cobranza.
- Marcar las facturas que paga (o Seleccionar todo).
- Registrar pago → método, monto y soporte.
- Registrar pago.
Si paga parcial
Active Abono parcial y escriba el monto real. Sin eso se cobra el total de lo marcado.
Marque la factura más vieja: es la que le está generando la mora.
El soporte: dos caminos
| Tomar foto | Del comprobante impreso |
| Desde galería | El cliente le manda el capture por WhatsApp y usted lo adjunta |
Use la galería cuando el comprobante está en el teléfono del cliente. Una foto de la pantalla de otro teléfono sale con reflejos y después nadie lee la referencia.
Es obligatorio. Un pago móvil sin comprobante no se puede cruzar con el banco, y el que queda en falta es usted.
La referencia
Obligatoria en pago móvil y transferencia: al menos los últimos 4 dígitos del comprobante. Sin ella el botón dice «Falta la referencia». Es con lo que la oficina encuentra el pago en el banco.
Sin señal
El cobro se encola y sube después. Se registra en el local igual, y el saldo del cliente baja en el momento.
Primero cobrar, después vender
Si el cliente está en mora, cobrarle primero baja el saldo y muchas veces el pedido pasa sin necesitar autorización.
Si algo falla
| No me deja sin foto | El soporte es obligatorio. Pídale el comprobante |
| Pagó menos de lo marcado | Active Abono parcial |
| La oficina no lo ve | Puede estar encolado: revise la sincronización |
| Me rechazaron el cobro | Le llega el motivo por notificación |