Cobranzas: validar pagos
Qué se logra con este módulo
Conciliar o rechazar los cobros que registran los asesores en la calle, y entender por qué existe ese paso.
Por qué el cobro no entra ya conciliado
El cobro que registra el asesor entra como «registrado». Alguien de la oficina lo cruza contra el estado de cuenta del banco y ahí pasa a «conciliado».
No es desconfianza: es que la referencia de un pago móvil aparece en el banco horas después. El asesor no puede esperar en el local, y la oficina no puede dar por bueno algo que no ve en el estado de cuenta.
De ahí sale la regla que hace que esto funcione: el soporte es la evidencia. El asesor no puede registrar un cobro sin la foto del comprobante, precisamente para que usted pueda conciliarlo.
Paso 1 · La bandeja
Bandeja → Cobranzas por validar.
Tres pestañas:
| Por validar | Los que esperan su decisión |
| Conciliadas | Las que ya cruzó con el banco |
| Rechazadas | Con su motivo |
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| N° | El número del cobro (PGO-…) |
| Cliente | El cliente y, debajo, el asesor que lo registró y la factura a la que se aplicó |
| Método | Pago móvil, transferencia, efectivo… |
| Referencia | El número de operación, el banco y el enlace Ver comprobante (la foto que tomó el asesor) |
| Monto | Como se cobró: en bolívares si fue en Bs, que es la cifra que sale en el estado de cuenta. El equivalente en dólares va debajo |
El buscador encima de la tabla encuentra por cliente, asesor, referencia,
factura o monto. Es el camino para la pregunta «entró un pago móvil de
Bs 34.000 y no lo veo en el banco: ¿de quién es?». Escriba el monto sin puntos
(34000).
Paso 2 · Conciliar
Se abre el soporte, se busca la referencia en el estado de cuenta, y si aparece: Conciliar.
Concilie contra el banco, no contra el monto. Que el monto cuadre no significa que el dinero entró: la referencia es lo que lo prueba.
Paso 3 · Rechazar
Si la referencia no aparece, o el monto no coincide, o el soporte es ilegible: Rechazar con motivo.
El motivo lo lee el asesor. «Rechazado» no le sirve; «la referencia 458821 no aparece en el estado de cuenta del 5-sep, verifica con el cliente» le dice qué hacer.
Rechazar no borra el cobro: queda registrado como rechazado, con su motivo y su historia. Eso importa cuando alguien pregunta después.
Rechazar un cobro ya conciliado
Un cobro conciliado por error —un monto mal tecleado que nadie vio a tiempo— también se puede rechazar: pestaña Conciliadas → Rechazar. El sistema pide confirmación, porque el monto vuelve a la deuda del cliente, y después pide el motivo.
Si el cobro ya pasó al sistema administrativo (ERP), Kloser no deja rechazarlo: primero hay que revisarlo allá.
Paso 4 · Cargar la cartera
Esta misma pantalla tiene el botón Cargar cartera — el importador de las facturas por cobrar (módulo A11).
Está acá y no en otro lado porque es la misma conversación: lo que el cliente debe y lo que ya pagó.
El archivo de cartera no borra un cobro que el asesor ya registró. Si trae un abono menor al registrado, gana el registrado y el sistema lo avisa. Esa regla existe porque el archivo que exporta el administrativo tiene horas de atraso, y en ese rato el asesor cobró.
Si su empresa no tiene sistema administrativo, puede evitarse el archivo: con la política «El pedido entregado genera su cuenta por cobrar» (módulo A12), cada entrega deja su documento y esta bandeja se llena sola. El archivo queda sólo para la cartera anterior a Kloser.
Qué mirar todos los días
| Por qué | |
|---|---|
| Cuántos hay por validar | Un cobro sin conciliar es plata que la empresa no sabe si tiene |
| Los de más de dos días | Si llevan dos días, o falta el estado de cuenta o alguien no lo miró |
| Los rechazados de un mismo asesor | Un patrón de rechazos es un problema de método, no de mala fe |
Errores frecuentes
| Lo que pasa | Qué significa |
|---|---|
| La bandeja sale vacía y los asesores cobran | Revise que los cobros estén sincronizando desde la app |
| El soporte no se ve | La foto salió mal. Rechace pidiendo una legible |
| El monto no coincide con la factura | Puede ser un abono parcial. Revise el detalle del cobro |
| Un cobro aplicado a la factura equivocada | Rechácelo con el motivo; el asesor lo registra de nuevo |
| No sé de quién es un pago | Columna Cliente, o escriba el monto o la referencia en el buscador |
| El pago móvil no trae referencia | El asesor no la anotó. Ábralo con Ver comprobante: la referencia está en la foto |
Lo que este módulo NO hace
- No emite recibos fiscales. El comprobante que comparte el asesor es comercial.
- No se conecta al banco. La conciliación es manual, contra el estado de cuenta.
- No revierte un cobro conciliado. Si se conciliió por error, eso se corrige en el administrativo de la empresa.