Cartera inicial

Qué se logra con este módulo

Cargar lo que los clientes deben al momento de arrancar, para que el asesor salga a la calle sabiendo a quién cobrarle y el gerente pueda leer la antigüedad de la deuda desde el primer día.

Las dos reglas de este archivo

⚠️

1. El archivo declara el saldo que debe quedar. Recargarlo corregido es la operación normal y no duplica nada.

2. El archivo NO borra un cobro que el asesor ya registró. Si el archivo trae un abono menor al que ya está registrado, se conserva el registrado y el sistema lo avisa.

La segunda regla merece explicación, porque es una decisión de diseño y no un detalle técnico.

Por qué la cartera cargada no desanda un cobro

El archivo que administración exporta del sistema administrativo suele tener horas o días de atraso. Mientras tanto, el asesor cobró en la calle y ese cobro ya está en Kloser.

Si la carga sobreescribiera el abono, ese cobro desaparecería: el cliente aparecería debiendo lo que ya pagó, el asesor tendría que volver a cobrarlo, y el recibo que le dio al cliente no coincidiría con nada.

Por eso el criterio es: entre el archivo y el cobro registrado, gana el mayor abono. El archivo puede subir la deuda cobrada, nunca bajarla.

Paso 1 · Entrar y bajar la plantilla

En el menú lateral: Bandeja → Cobranzas por validar.

La pantalla tiene doble uso: valida los cobros que registran los asesores, y es desde donde se carga la cartera. Plantilla → se llena → Cargar cartera.

numero,cliente_codigo,fecha,fecha_vencimiento,monto,abonado,tipo
FAC-20001,CL-0001,2026-07-10,2026-08-09,845.30,,factura
FAC-20002,CL-0003,2026-08-01,2026-08-31,1204.00,300.00,factura
NC-500,CL-0004,2026-08-15,2026-08-15,145.60,,nc

Las siete columnas

Sobre numero: es la llave. Si el número ya existe, la fila actualiza ese documento; si no, lo crea. Por eso recargar el archivo corregido no duplica.

Sobre fecha y monto: son obligatorias sólo para documentos nuevos. Un archivo de corrección con numero, cliente_codigo y abonado actualiza sólo los abonos, sin tocar el resto.

Paso 2 · La fecha de vencimiento: por qué importa

⚠️

La antigüedad de la deuda se calcula sobre el vencimiento, no sobre la emisión.

Si la columna fecha_vencimiento viene vacía, el sistema usa la fecha de emisión — y entonces una factura a 30 días aparece vencida el día que se emitió. El sistema lo avisa una vez por carga, no una vez por fila.

Traiga el vencimiento. Es la diferencia entre un reporte de antigüedad que sirve y uno que exagera la mora de toda la cartera.

Si el sistema administrativo no lo exporta, se puede calcular en Excel: fecha de emisión más los días de la condición de pago del cliente.

Paso 3 · Cargar y verificar

El resultado muestra los documentos nuevos, los actualizados y los que ya estaban igual.

Para practicar, use ejemplo_cartera.csv: 41 documentos repartidos a propósito en los seis tramos de antigüedad, con algunos parcialmente abonados y dos notas de crédito.

La verificación de verdad: el reporte de antigüedad

En Reportes → Aging se ve la cartera repartida por tramos:

Si «Al día» sale en cero y usted sabe que hay facturas por vencer, la columna fecha_vencimiento no entró. Es el síntoma exacto de ese problema.

Paso 4 · Contrastar contra la ficha del cliente

La ficha de cada cliente muestra el saldo y los días de mora, y salen de estas facturas — no de un campo que alguien escriba. Después de la carga, el saldo de la ficha y el total del reporte de cartera tienen que coincidir.

Si la ficha muestra cero después de cargar, revise que el cliente_codigo del archivo coincida con el código del cliente.

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Las notas de crédito

Una nota de crédito se carga con tipo en nc. Resta del saldo del cliente.

Un cliente cuyas notas de crédito superan sus facturas queda con saldo cero, no negativo: no debe nada exigible aunque tenga documentos abiertos.

Errores frecuentes

La alternativa: que la cartera se genere sola

Cargar el archivo es la vía para una empresa que administra su facturación en otro sistema. Si no tiene sistema administrativo, hay una segunda vía que evita el archivo por completo: la política «El pedido entregado genera su cuenta por cobrar» del perfil de empresa (módulo A12).

Con esa política encendida, cada pedido entregado deja automáticamente su documento por cobrar, y el saldo del cliente se actualiza solo.

No son excluyentes, y conviene combinarlas: la cartera histórica —lo que los clientes ya debían antes de usar Kloser— entra por archivo una sola vez, y de ahí en adelante la generan las entregas. Lo que no hay que hacer es cargar por archivo lo que el sistema ya generó: ahí sí se duplica.

Lo que este módulo NO hace

• No registra cobros. Los cobros los registra el asesor en la calle, o administración desde la bandeja.
• No emite facturas. Kloser no factura: la cartera es un espejo de lo que factura el administrativo de la empresa.
• No calcula intereses de mora. Las escalas de interés son otra configuración.
• No borra documentos. Un documento que se saca del archivo no se elimina.