Expediente digital: requisitos y bandeja
Módulo opcional: requiere el add-on de expediente digital contratado.
Qué se logra con este módulo
Definir qué documentos se le piden a un cliente nuevo y revisar los que suben los asesores.
El concepto
El segmento decide qué se pide. No es la misma lista para todos: a una empresa se le pide acta constitutiva y RIF; a una persona natural, cédula. Pedir acta constitutiva a un abasto de barrio es la forma más rápida de que el expediente nunca se complete.
Paso 1 · Definir los requisitos
Integraciones → Requisitos del expediente (aparece con el add-on activo).
Cada requisito lleva:
| Campo | |
|---|---|
| Tipo de documento | RIF, cédula, acta constitutiva, referencia bancaria… |
| Segmento | A quién se le pide: B2B, B2C, o todos |
| Obligatorio | Si el expediente no se puede aprobar sin él |
| Acepta imagen / PDF | Al menos uno de los dos. El sistema lo exige |
| Vence | Si el documento caduca y hay que renovarlo |
«Acepta imagen» importa más de lo que parece. El asesor está en el local con el teléfono: si el requisito sólo acepta PDF, no puede subir nada. Marque imagen salvo que el documento realmente necesite ser PDF.
Hay un catálogo inicial que se puede sembrar y después ajustar. Es más rápido que empezar de cero.
Paso 2 · La bandeja
Integraciones → Expedientes digitales.
Cada cliente con su avance: cuántos requisitos tiene, cuántos subió, y su estado.
| Estado | |
|---|---|
| Incompleto | Faltan documentos obligatorios |
| Por revisar | Están todos, esperan su revisión |
| Aprobado | Revisado y aceptado |
| Más información | Se le devolvió al asesor pidiendo algo |
Paso 3 · Revisar
Se abre el expediente, se ven los documentos subidos, y hay tres salidas:
| Acción | |
|---|---|
| Aprobar | El cliente queda con expediente completo |
| Pedir más información | Con el motivo. El asesor lo ve y sube lo que falta |
| Rechazar | Con el motivo |
El motivo lo lee el asesor. «Falta información» no le sirve; «el RIF está borroso, no se lee el número» le dice exactamente qué volver a fotografiar.
Qué mirar
| Por qué | |
|---|---|
| Expedientes incompletos de más de dos semanas | El cliente ya está comprando sin expediente |
| Los que piden «más información» dos veces | O el requisito está mal explicado, o el documento no existe |
| Requisitos que nadie completa nunca | Puede que se esté pidiendo algo que el segmento no tiene |
Errores frecuentes
| Lo que pasa | Qué significa |
|---|---|
| No veo el menú del expediente | El add-on no está activo para esta empresa |
| El asesor no puede subir nada | El requisito no acepta imagen. Actívelo |
| Los requisitos no se pueden desactivar | Se pueden: la pantalla lista los activos y los inactivos |
| Un cliente sin requisitos | Su segmento no tiene requisitos definidos |
Lo que este módulo NO hace
- No bloquea la venta. Un cliente sin expediente completo puede comprar; el expediente es un control, no una traba.
- No verifica los documentos. No lee el RIF ni valida contra el SENIAT: alguien los mira.
- No vence solo sin configuración. El vencimiento se define por requisito.