Clientes: carga masiva

Qué se logra con este módulo

Cargar la cartera completa desde un archivo, con las coordenadas que habilitan el control de visitas y los datos que después definen si el asesor puede venderle.

Es el archivo más ancho de la puesta en marcha —quince columnas— y tres de ellas deciden cosas que después son difíciles de explicar.

Las tres columnas que hay que entender

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1. lat y lng son la geocerca. Sin coordenadas, la visita de ese cliente no se puede verificar: el asesor marca «visitado» y no hay nada contra qué comprobarlo.

2. email es el destinatario de los documentos. Cuando el asesor le manda el pedido o el recibo por correo, va ahí. Sin correo, no hay a dónde mandarlo.

3. limite_credito decide si el pedido pasa o pide aprobación. El pedido requiere excepción cuando saldo + total > límite. Con el límite en cero, todos los pedidos piden aprobación — la empresa arranca y cada pedido cae en la bandeja del gerente.

Paso 1 · Entrar a Clientes y bajar la plantilla

En el menú lateral: Estructura comercial → Clientes.

Clic en Plantilla. Se descarga el Excel plantilla_clientes.xlsx, con las columnas de código (codigo, rif, telefono) ya formateadas como Texto para que Excel no las altere. Se llena y se sube tal cual: no hace falta convertirla a CSV.

Las quince columnas

Sobre condicion_pago: va el nombre tal como está en Catálogos → Condiciones de pago (módulo A2). Da igual mayúsculas o minúsculas, pero tiene que existir: si no, esa fila no entra y el resultado dice qué condición falta.

• Vacía en un cliente nuevo: el cliente nace sin condición, aunque la empresa tenga una por defecto para el alta. Sus pedidos van como contado y la factura vence el día de la entrega.
• Vacía en un cliente que ya existe: no le borra la que tenía.
• Cambiarla vale para las próximas ventas. Las facturas ya emitidas conservan su vencimiento.

Es la forma de asignar plazos a muchos clientes a la vez. Para uno solo: ficha del cliente → Asignar (módulo A2).

Sobre codigo: el archivo es idempotente por código. Si el código ya existe, la fila actualiza ese cliente; si no, lo crea. Recargar el archivo corregido es la operación normal.

Sobre vendedor_email y lista_precios: van por correo y por nombre, no por identificador interno — nadie del lado del cliente conoce esos identificadores. Si el asesor no pertenece a la empresa o la lista no existe, esa fila no entra y el sistema lo dice con el número de línea.

Paso 2 · De dónde salen las coordenadas

Es la parte que más trabajo da y la que más rinde. Tres caminos, de mejor a peor:

1. Del asesor, en campo, con «Ubicar tienda» (módulo C11). Es la fuente más exacta, y la única con prueba: se toma en la puerta del local, con varias lecturas del GPS y foto de la fachada.
2. De Google Maps. Se busca la dirección, clic derecho sobre el punto, y las dos cifras aparecen para copiar. Para 800 clientes es una tarde de trabajo, pero se puede repartir.
3. Sin coordenadas. El cliente entra igual y todo funciona, menos el control de visitas. Queda sin ubicar, y el asesor la toma en la próxima visita: la ficha se lo recuerda.

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Las coordenadas del archivo quedan «por confirmar». Sirven para empezar, pero nadie estuvo en la tienda para tomarlas, y el gerente lo ve así en Ubicación de clientes (B13). Además, un archivo nunca pisa una ubicación tomada en el local: si ese cliente ya fue ubicado por su asesor, las columnas lat/lng de esa fila se ignoran.

El radio por defecto son 150 metros. Súbalo para clientes en centros comerciales o mercados, donde la señal del GPS rebota; bájelo para locales de calle si se quiere control estricto.

Paso 3 · Importar

Clic en Importar y se elige el archivo. El resultado aparece arriba de la pantalla, con las filas que entraron y las que no.

Para practicar, use ejemplo_clientes.csv: veinte clientes con correo, coordenadas, asesor, ruta, lista de precios y límite de crédito.

Paso 4 · Verificar en el mapa

La pestaña Mapa muestra los clientes que tienen coordenadas. Es la verificación más rápida: un cliente que no aparece en el mapa es un cliente sin geocerca.

Un punto muy lejos del resto casi siempre es un lat/lng invertido o con el signo mal. En Venezuela la latitud es positiva (≈ 10) y la longitud negativa (≈ −67).

Paso 5 · Revisar la ficha

La ficha reúne todo lo que decide cómo se le vende:

El saldo y los días de mora salen de la cartera, no de un campo que alguien escriba: se calculan de las facturas pendientes. Si la cartera todavía no está cargada (módulo A11), salen en cero.

Abajo, la ficha tiene los botones Eliminar, Editar, Asignar, Llamar y Cerrar.

Paso 6 · Corregir

Un cliente: botón Editar

Para corregir un cliente no hace falta el archivo:

1. Clientes → clic en el cliente para abrir su ficha.
2. Botón Editar (el del lápiz).
3. Corregir lo que haga falta → Guardar.

El RIF o la cédula se corrige desde aquí. El asesor no puede cambiarlo desde la app. (El archivo de carga también lo reescribe si la fila trae el codigo de un cliente que ya existe, pero sin estas comprobaciones: para corregir uno, use Editar.) Al guardarlo:

• Se escribe en formato SENIAT (J-12345678-9, V-12345678). Si el dígito verificador no cuadra, avisa y no guarda.

• Si otro cliente ya tiene ese documento, no se guarda y el aviso dice cuál es. Dos fichas con el mismo RIF suelen ser el mismo cliente cargado dos veces: conviene revisar cuál se queda y eliminar la otra.

• Es la llave con la que el cliente se cruza con el sistema administrativo y con los pagos. Cambiarlo es para corregir un error, no para pasar la ficha a otro cliente.

• Dejar un campo en blanco no lo borra: se conserva lo que tenía.

• Queda registrado en Auditoría quién cambió el RIF, el nombre, el teléfono o la dirección, y de qué a qué. El cambio de RIF se marca como sensible.

• El asesor ve el cambio la próxima vez que su teléfono sincroniza.

• El asesor también puede corregir nombre, teléfono y dirección de sus clientes desde la app (módulo C2).

El límite de crédito, a mano

Ficha del cliente → Asignar → Límite de crédito (USD) → Asignar. Es hasta cuánto puede deber sin que su pedido pida autorización del gerente. El cambio queda en Auditoría.

Desde ahí no se puede poner en cero; para eso, use el archivo.

Muchos clientes: volver a subir el archivo

Corregir en bloque es volver a subir el archivo con los datos arreglados. Dos cosas que conviene tener claras:

• Una celda vacía no borra. Un archivo con codigo y email actualiza sólo los correos.
• Un cliente dado de baja que vuelve en el archivo se reactiva. Si estaba desactivado y aparece en la carga, el sistema entiende que lo están cargando a propósito.

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El estado «Pendiente»

En la tabla, la columna Estado dice «Pendiente» en casi todos. No es un problema de registro: es el estado de visita del día. Cambia a «Visitado» cuando el asesor lo visita, y a «Mora» si tiene deuda vencida.

Errores frecuentes

Lo que este módulo NO hace

• No carga la cartera. Los saldos y las facturas son el módulo A11.
• No arma los ruteros. El ruta_codigo es un rótulo; el recorrido con su orden es A9.
• No borra clientes. Un cliente que se saca del archivo no se da de baja: el archivo dice qué crear y qué actualizar, nunca qué borrar.
• No aprueba clientes. Los clientes que da de alta el asesor desde la calle quedan pendientes de aprobación; esos entran por otra bandeja.