Bolívares y tasa de cambio
Guía para el administrador y el gerente · Duración estimada: 15 minutos
Qué se logra con este módulo
Ver todas sus operaciones en bolívares además de dólares, que el asesor pueda cobrar en bolívares sin hacer cuentas en la calle, y cuadrar la caja del día por forma de pago.
La idea que hay que entender primero
El bolívar se congela cuando la operación ocurre, y no se vuelve a tocar.
Un pedido de $100 hecho el martes con la tasa en 847,44 vale 84.744 Bs para siempre, aunque el jueves el dólar esté en 849,56. No se recalcula al mirarlo.
Esa es toda la diferencia, y de ella se desprende lo demás:
- El acumulado del mes en bolívares ya no se mueve solo. Antes el bolívar se calculaba en el momento en que usted abría la pantalla, con la tasa de ese día: el mismo reporte daba dos cifras distintas en dos días distintos.
- El bolívar del sistema coincide con el del recibo que se imprimió ese día.
- Cada documento guarda con qué tasa se valoró, así que siempre se puede responder de dónde salió una cifra.
Paso 1 · Cargar la tasa del día
Sin tasa cargada, el sistema no tiene con qué convertir y no muestra ningún bolívar. Es el primer paso y hay que hacerlo todos los días hábiles.
En el menú: Administración → Catálogos → Tasas de cambio.
Botón «+ Nuevo» y se llenan cuatro campos:
| Campo | Qué se pone |
|---|---|
| Moneda | USD |
| Referencia | BCV |
| Valor | Los bolívares que cuesta un dólar. Ej.: 849,564 |
| Fecha | El día al que corresponde esa tasa, AAAA-MM-DD |
El valor y la fecha no se pueden editar después de guardar. Es a propósito: una tasa ya usada para valorar documentos no puede cambiar sin que cambien las cifras de operaciones cerradas. Si se equivocó, avísenos — hay una herramienta que corrige la tasa y recalcula los documentos afectados, y conviene que quede registro de que se hizo.
Los fines de semana no hacen falta
El BCV publica de lunes a viernes. No hay que inventar una tasa para el sábado y el domingo: el sistema usa automáticamente la del último día publicado, que es lo que hace cualquier contabilidad.
Qué pasa si un día se olvida
Las operaciones de ese día se valoran con la última tasa disponible, no quedan sin bolívar. Funciona, pero la cifra no es la del día. Conviene que la carga de la tasa sea lo primero de la mañana, como abrir la santamaría.
Paso 2 · El asesor cobra en bolívares
Esto es lo que más cambia el día a día. Hasta ahora, un cliente que pagaba 85.000 Bs por pago móvil obligaba al asesor a dividir a mano, parado frente al negocio, y escribir el resultado en dólares.
En la app, al registrar un cobro aparece «¿En qué pagó?»:
Al elegir Bolívares:
- La cifra grande pasa a ser la de bolívares — es la que el asesor le dice al cliente y la que tiene que coincidir con el comprobante de la transferencia.
- Debajo queda el equivalente en dólares.
- El sistema dice con qué tasa está convirtiendo y cuánto se le abona a la factura: «Tasa del día: Bs. 849,564 por dólar. Se abona $223,47 a la factura.»
La cartera sigue en dólares. Lo que se abona a la factura es el dólar; lo que queda registrado como cobrado es el bolívar que el cliente pagó. Las dos cosas se guardan, y por eso el recibo dice exactamente la cifra que el cliente tiene en su banco.
Si el cliente abona una parte, active Abono parcial y escriba el monto en bolívares — el tope también se muestra en bolívares, para que no tenga que hacer la cuenta al revés.
El selector sólo aparece si hay tasa cargada. Si un asesor no lo ve, lo que falta es el Paso 1.
De dónde sale el listado de facturas a cobrar:
Paso 3 · Arqueo de caja
En el menú: Gerencia logística → Arqueo de caja.
Responde «cuánto cobró cada asesor hoy, y en qué». Arriba, el total del día en las dos monedas; debajo, cada asesor con su desglose.
El desglose por forma de pago es lo que permite cuadrar contra el banco y contra la caja física:
| Filtro | Para qué |
|---|---|
| Día | Cualquier fecha pasada, no sólo hoy |
| Asesor | Uno solo, o todos |
El arqueo cuenta TODO lo que el asesor registró, incluso lo que después se rechazó al validar. Es a propósito: la diferencia entre lo declarado y lo conciliado es justamente lo que hay que revisar. Lo conciliado se ve en Cobranzas por validar.
El día se corta en hora de Venezuela, no en la del servidor. Y un cobro hecho sin señal cuenta en el día en que se hizo, no en el que se sincronizó.
Paso 4 · El resumen operativo, en dos monedas
En el menú: Gerencia logística → Resumen operativo.
Venta y cobranza del día contra el acumulado del mes, ahora con el bolívar debajo de cada cifra:
Si alguna línea dice «N sin tasa», son operaciones de días para los que no hay tasa cargada: están en el total en dólares pero no en el de bolívares. Se arregla cargando la tasa de esos días (Paso 1) y avisándonos para recalcular.
Lo que se corrigió hacia atrás
Todas las operaciones anteriores a este cambio ya quedaron valoradas, cada una con la tasa del BCV del día en que ocurrió:
| Documentos | |
|---|---|
| Pedidos | 145 |
| Facturas | 113 |
| Cobranzas | 29 |
Ninguna quedó sin su bolívar. No hay nada que ustedes tengan que hacer sobre lo ya registrado.
Errores frecuentes
| Lo que pasa | Por qué |
|---|---|
| No veo bolívares en ninguna pantalla | No hay tasa cargada. Paso 1 |
| Al asesor no le aparece «¿En qué pagó?» | Lo mismo: sin tasa no hay con qué convertir |
| El resumen dice «3 sin tasa» | Faltan las tasas de esos días. Cárguelas y avísenos |
| Cargué la tasa con un valor equivocado | No se puede editar. Avísenos: hay que corregirla y recalcular |
| El bolívar de un pedido viejo no es el de hoy | Es lo correcto. Se congeló con la tasa de su día |
| El sábado no tiene tasa | El BCV no publica fin de semana. Se usa la del viernes, solo |
Lo que este módulo NO hace
- No toma la tasa del BCV automáticamente. Hoy se carga a mano. Estamos trabajando en automatizarlo.
- No factura en bolívares. La cartera y los precios viven en dólares; el bolívar es la valoración de cada operación.
- No maneja otras monedas. Sólo dólar contra bolívar.
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Kloser · Administración → Catálogos → Tasas de cambio
El bolívar se congela cuando la operación ocurre. Un pedido de $100 hecho el martes con la tasa en 847,44 vale 84.744 Bs para siempre. No se recalcula al mirarlo, y por eso el acumulado del mes ya no cambia solo.
Lo primero de la mañana: cargar la tasa
Administración → Catálogos → Tasas de cambio → «+ Nuevo»
| Campo | Qué se pone |
|---|---|
| Moneda | USD |
| Referencia | BCV |
| Valor | Los bolívares que cuesta un dólar (ej. 849,564) |
| Fecha | El día de esa tasa, AAAA-MM-DD |
No se puede editar después de guardar. Una tasa ya usada no puede cambiar sin que cambien cifras de operaciones cerradas. Si se equivocó, avísenos.
Fin de semana: no hace falta. El BCV publica de lunes a viernes y el sistema usa la del último día publicado.
Si se olvida un día: las operaciones se valoran con la última tasa disponible. Funcionan, pero la cifra no es la de ese día.
El asesor cobra en bolívares
Al registrar el cobro aparece «¿En qué pagó?» → Dólares / Bolívares.
En bolívares, la cifra grande pasa a ser la de bolívares —la que el cliente ve en su comprobante— y debajo queda el dólar. El sistema dice con qué tasa convierte y cuánto se abona a la factura.
La cartera sigue en dólares. Se abona el dólar; se registra el bolívar que el cliente pagó. Se guardan los dos.
Abono parcial: el monto y el tope se muestran en bolívares, para no tener que hacer la cuenta al revés.
Si el asesor no ve el selector, falta cargar la tasa.
Dónde se ven los resultados
| Pantalla | Qué responde |
|---|---|
| Gerencia logística → Arqueo de caja | Cuánto cobró cada asesor hoy, y en qué forma de pago |
| Gerencia logística → Resumen operativo | Venta y cobranza del día contra el mes, en las dos monedas |
El arqueo cuenta todo lo registrado, también lo rechazado al validar. La diferencia contra lo conciliado es lo que hay que revisar.
El día se corta en hora de Venezuela, y un cobro hecho sin señal cuenta en el día en que se hizo, no en el que se sincronizó.
Errores frecuentes
| Lo que pasa | Por qué |
|---|---|
| No hay bolívares en ninguna pantalla | Sin tasa cargada |
| El asesor no ve «¿En qué pagó?» | Lo mismo |
| El resumen dice «N sin tasa» | Faltan las tasas de esos días |
| Cargué un valor equivocado | No se edita. Avísenos para corregir y recalcular |
| El bolívar de un pedido viejo no es el de hoy | Correcto: se congeló con la tasa de su día |
| El sábado no tiene tasa | El BCV no publica fin de semana. Se usa la del viernes |