Registrar una devolución
Qué se logra con este módulo
Registrar mercancía que vuelve del cliente, con su motivo, sobre el pedido o la factura de la que salió.
Lo que hay que entender primero
La devolución se registra sobre un documento, no sobre el cliente. Hay que decir de qué pedido o de qué factura vuelve la mercancía, porque de ahí sale el precio al que se le va a acreditar.
Hay dos caminos, y la diferencia importa:
| Camino | Cuándo se usa | Quién pone el precio |
|---|---|---|
| Desde un pedido | La venta se hizo en Kloser | El sistema, desde el pedido |
| Desde una factura | Se facturó fuera de la app | Usted |
El segundo camino es para la mercancía facturada desde el administrativo, la cartera vieja que se cargó al arrancar y las ventas de mostrador: existe la factura, pero el pedido nunca pasó por Kloser.
Si la «factura» que elige es una
CXC-, la venta sí se hizo en Kloser. Es la cuenta por cobrar que dejó un pedido al entregarse. El sistema la registra contra ese pedido: el precio sale del pedido y no deja devolver más de lo que se entregó, igual que el camino 1. Da lo mismo entrar por una puerta o por la otra.
Camino 1 · Desde un pedido
Sólo se puede devolver lo que queda por devolver de cada línea. Si el pedido traía 24 unidades y ya devolvió 6, quedan 18. El sistema no le va a dejar registrar 20.
Paso 1 · Elegir el pedido
Más → Devoluciones.
Muestra los pedidos de los que se puede devolver algo, con su número, monto, cliente, cuántas líneas tiene y su estado.
No aparecen todos los pedidos: sólo los que están en un estado que admite devolución. Un pedido pendiente de aprobación no puede tener devoluciones — todavía no salió nada.
Paso 2 · Elegir las líneas y las cantidades
Al abrir el pedido se ven sus líneas. En cada una:
- Lo que se pidió.
- Lo que queda por devolver.
- El campo para escribir cuánto vuelve.
Se llenan sólo las líneas que vuelven; el resto se deja en cero.
Camino 2 · Desde una factura
Se entra distinto: desde la ficha del cliente, no desde el menú Más.
Cliente → Devolución → pestaña «Desde una factura».
Al elegir la factura, la app pide los datos que la factura no trae. Una factura en Kloser llega agregada —monto, abonado, estado— sin el desglose de qué se vendió, así que el sistema no puede saber qué producto ni a qué precio salió. Lo indica usted:
- Producto — de la lista del catálogo.
- Cantidad que vuelve.
- Precio facturado.
El precio es lo que se le acredita al cliente
Ponga el precio al que se le facturó, no el de hoy. Si el producto subió de precio desde entonces, el precio de hoy le acredita de más; si bajó, de menos.
Al elegir el producto, la app carga su precio actual como sugerencia. Corríjalo si la factura dice otra cosa. Es el único dato del proceso que el sistema no puede verificar por usted.
Este camino no tiene tope por línea: como no hay un pedido original contra el cual comparar, el sistema acepta lo que usted cargue. Por eso la oficina revisa antes de procesar.
Con una factura de fuera, Kloser no baja el saldo. Esa deuda la lleva el administrativo: la oficina hace la nota de crédito allá, con el precio que usted puso, y el saldo se actualiza con la próxima carga de cartera.
Lo que sigue igual en los dos caminos
El motivo
Obligatorio. Los motivos los define la empresa, y son los del tipo
devolución:
| Motivo típico | Cuándo |
|---|---|
| Mercancía dañada en el transporte | El envase llegó roto |
| Producto vencido o próximo a vencer | La fecha no le sirve al cliente |
| Error de despacho | Le mandaron otra cosa |
El motivo es lo que después permite saber si el problema es el transporte, el depósito o el proveedor. Un mes de devoluciones sin motivo no dice nada.
La foto
Opcional pero muy recomendada, y en algunos casos la oficina la va a pedir: mercancía dañada sin foto es difícil de reclamar al transportista.
Guardar
La devolución queda registrada y le llega sola a la oficina. No hay un paso extra de envío.
Los tres estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Guardada, pero no le llegó a la oficina. No debería quedar así |
| Confirmada | La oficina ya la ve y puede procesarla |
| Procesada | Listo: la mercancía entró al inventario y el saldo se ajustó |
Si una devolución suya se quedó en borrador —porque se cortó la señal justo al guardar, por ejemplo— avise a la oficina: ellos la confirman desde su pantalla en un clic.
No la cargue de nuevo. Se duplicaría, y una devolución duplicada acredita dos veces.
El tipo, y lo que pasa al procesar
La app pide un tipo, y lo que decide es si usted trae la mercancía:
| Tipo | Cuándo | Al procesar |
|---|---|---|
| Física | Trae la mercancía | Entra a su almacén, y se le acredita al cliente |
| Ambas | Trae la mercancía y el cliente pide abono | Igual que Física |
| Crédito | No la trae: vencida que se destruyó, dañada que se quedó allá, faltante | No entra nada; sólo se le acredita |
El abono al cliente sale en los tres: si la venta se hizo en Kloser, la oficina emite una nota de crédito y la deuda baja. Si es una factura de fuera, la nota la hace el administrativo.
Marque «Crédito» sólo si no trae nada. Si lo trae y marca Crédito, usted queda con mercancía encima que el sistema no le cuenta.
Mientras la oficina no la procese, la devolución está registrada pero no afectó el saldo del cliente ni el inventario.
A dónde va la mercancía que vuelve
Esta es la parte que más se malentiende, y conviene leerla completa.
La mercancía entra a SU almacén — el suyo, el de su camioneta. No al depósito.
Es a propósito: usted la recibió del cliente y la lleva encima. El inventario tiene que reflejar dónde está la mercancía de verdad, no dónde va a terminar.
Ocurre en el momento en que la oficina procesa la devolución, no cuando usted la guarda.
Para que llegue al depósito son dos pasos
| Qué pasa | Quién | |
|---|---|---|
| 1 | Se procesa la devolución → entra a su almacén | La oficina |
| 2 | Usted la entrega físicamente → traspaso a depósito | La oficina, desde Inventario → Transferencias |
Son dos pasos porque son dos movimientos reales. Si el sistema la mandara directo al depósito, el depósito estaría contando mercancía que todavía va en su camioneta — y en el próximo conteo físico faltaría.
Errores frecuentes
| Lo que pasa | Qué significa |
|---|---|
| El pedido no aparece en la lista | Está en un estado que no admite devolución |
| No me deja poner la cantidad que quiero | Está por encima de lo que queda por devolver de esa línea |
| No me deja guardar | Falta el motivo, o falta producto / cantidad / precio |
| No veo la pestaña «Desde una factura» | Entre desde la ficha del cliente, no desde el menú Más |
| El saldo del cliente no cambió | Está registrada, pero la oficina no la procesó todavía |
| El stock no subió | Lo mismo: el inventario se mueve al procesar, no al guardar |
| Quedó en «borrador» | No le llegó a la oficina. Avise — no la cargue otra vez |
| El cliente devuelve algo de hace tres meses | Busque el pedido; si no está, use el camino de la factura |
Lo que este módulo NO cubre
- No emite la nota de crédito al guardar. Sale cuando la oficina procesa, y sólo por ventas hechas en Kloser.
- No devuelve la mercancía al depósito. Entra a su almacén; el traspaso al depósito es un paso aparte que hace la oficina cuando usted la entrega.
- No reemplaza el reclamo. Si el cliente además reclama, eso es un reporte aparte (módulo C7).
📄 Guía rápida — una hoja para imprimir▾
La devolución se registra sobre un PEDIDO o sobre una FACTURA. De ahí sale el precio al que se le acredita al cliente.
Desde un pedido, sólo se puede devolver lo que queda por devolver de cada línea. Desde una factura, usted indica qué vuelve y a qué precio — salvo que sea una
CXC-: esa salió de un pedido de la app, y el sistema usa el pedido.
Los cuatro pasos
- Más → Devoluciones → elegir el pedido.
- Poner la cantidad que vuelve en cada línea (el resto en cero).
- Elegir el motivo (obligatorio).
- Foto (opcional, muy recomendada) → Guardar.
Al guardar, la devolución le llega sola al backoffice. No hay un paso extra de envío.
Si lo que vuelve se facturó y no hay pedido en la app
Pasa con la mercancía facturada desde el administrativo, con la cartera vieja que se cargó al arrancar y con las ventas de mostrador: existe la factura, pero el pedido no está en Kloser.
Entre desde la ficha del cliente → Devolución → pestaña Desde una factura.
La factura no trae el detalle de lo que se vendió, así que el sistema no puede saber qué producto ni a qué precio salió. Lo indica usted:
- Elegir la factura.
- Por cada producto que vuelve: producto, cantidad y precio.
- Motivo y foto, igual que siempre.
El precio que ponga es con el que la oficina hace la nota de crédito en su administrativo. Ponga el precio al que se le facturó, no el de hoy. Si el producto cambió de precio desde entonces, el de hoy le acredita de más o de menos.
Al elegir el producto se carga su precio actual como sugerencia. Es sólo una sugerencia — corríjalo si la factura dice otra cosa.
Los motivos típicos
| Cuándo | |
|---|---|
| Mercancía dañada en el transporte | El envase llegó roto |
| Producto vencido o próximo a vencer | La fecha no le sirve al cliente |
| Error de despacho | Le mandaron otra cosa |
El motivo es lo que después dice si el problema es el transporte, el depósito o el proveedor. Un mes de devoluciones sin motivo no dice nada.
La foto
Opcional, pero mercancía dañada sin foto es difícil de reclamarle al transportista.
El tipo, y lo que pasa al procesar
| Tipo | Cuándo | Al procesar |
|---|---|---|
| Física / Ambas | Trae la mercancía | Entra a su almacén |
| Crédito | No la trae (vencida, dañada, faltante) | No entra nada |
Con los tres, si la venta se hizo en Kloser sale una nota de crédito y la deuda del cliente baja. Si es una factura de fuera, la nota la hace el administrativo.
Mientras no la procesen, la devolución está registrada pero el saldo del cliente no cambió.
A dónde va la mercancía que vuelve
Entra a su almacén, el suyo, el de su camioneta — porque es donde está: usted la recibió del cliente y la lleva encima.
Ocurre en el momento en que la oficina procesa la devolución, no antes. Hasta entonces la devolución está registrada pero el inventario no se movió.
Para que llegue al depósito hay que entregarla físicamente y que la oficina haga el traspaso de su almacén al depósito, desde Inventario → Transferencias. Son dos pasos porque son dos movimientos reales: primero la mercancía llega a usted, después al depósito.
Los tres estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Guardada, pero no le llegó al backoffice. No debería quedar así |
| Confirmada | El backoffice ya la ve y puede procesarla |
| Procesada | Listo: la mercancía entró al inventario y el saldo se ajustó |
Si una devolución suya se quedó en borrador, avise a la oficina: ellos la confirman desde su pantalla. No la cargue de nuevo — se duplicaría.
Si algo falla
| El pedido no aparece | Está en un estado que no admite devolución |
| No me deja esa cantidad | Está por encima de lo que queda por devolver |
| No me deja guardar | Falta el motivo, o falta producto/cantidad/precio |
| No veo la pestaña «Desde una factura» | Entre desde la ficha del cliente, no desde el menú Más |
| El saldo no cambió | La oficina no la procesó todavía |
| El stock no subió | Lo mismo: se mueve al procesar, no al guardar |